Augmenter la productivité au sein de votre organisation avec ces applications technologiques

En tant que propriétaire d’une organisation qui emploie différents collaborateurs, vous avez tout intérêt à créer un environnement où vos collaborateurs peuvent avoir une productivité optimale. Car il faut le reconnaitre : avoir des collaborateurs qui savent rester parfaitement concentrés pendant 8 heures d’affilée est illusoire. Heureusement, en tant qu’employeur, vous pouvez veiller à stimuler la productivité grâce aux conditions de travail.

Cela débute par quelques petites adaptations :

  • Veillez à offrir un lieu de travail agréable et plaisant où les gens se sentent comme chez eux.
  • Respectez une politique de ‘clean desk’. Le désordre détourne l’attention !
  • Veillez à ce qu’il y ait suffisamment d’eau au bureau.
  • Organisez des déjeuners communs pour que les gens se sentent plus impliqués.
  • Offrez à vos collaborateurs de temps en temps une courte pause.

Mais augmenter la productivité sur le lieu de travail ne se limite évidemment pas aux adaptations indiquées ci-dessus.

Offrez à vos collaborateurs la possibilité de s’isoler brièvement.

Dans de nombreux bureaux, des ’espaces de silence’ sont actuellement aménagés. Ces espaces offrent aux collaborateurs la possibilité de s’isoler à des moments où ils ont besoin d’être pleinement concentrés.

Cependant, un piège dans lequel les salariés tombent souvent consiste à emporter leur smartphone ou une autre ‘distraction’ dans ces espaces de silence où ils sont malgré tout dérangés.

Comment résoudre cela ?

Application technique:

Offrez aux collaborateurs la possibilité de transférer leurs communications téléphoniques vers un collègue ou d’installer des messages vocaux automatiques.  Ils peuvent ainsi abandonner leur GSM en toute quiétude.

Prévoyez en outre un outil interne qui permet aux collègues de voir lorsque quelqu’un n’est pas disponible.

Veillez à une bonne communication interne

Une bonne communication interne est cruciale pour augmenter la productivité. Pensez à la quantité de temps perdue lorsque les collègues doivent continuellement se déplacer pour demander quelque chose ou lorsqu’ils peuvent uniquement envoyer un mail et s’appeler au téléphone.

Avoir un aperçu des activités et des rendez-vous d’un collègue contribue aussi à augmenter la productivité : car pourquoi appelleriez-vous un collègue si vous pouvez déjà voir à l’avance qu’il ou elle est en réunion ?

Différents moyens de communication

Lorsque, en tant qu’employeur, vous offrez différents moyens de communication, les collaborateurs peuvent choisir eux-mêmes l’alternative la plus productive à ce moment-là :

  • Chat: pour les questions qui demandent une réponse urgente.
  • E-mail: pour les questions moins urgentes.
  • Téléphone: pour les questions urgentes qui nécessitent des explications.
  • Vidéo: pour gagner du temps lors des réunions. Car lorsque vous n’avez pas à effectuer ce déplacement, vous pouvez consacrer votre temps à autre chose.

Application technique:

Les outils de communication internes permettent aux collaborateurs d’échanger facilement entre eux. Une des applications les plus connues est Microsoft Skype for Business. De telles applications peuvent également être configurées sur mesure pour votre entreprise.

Offrez des postes de travail flexibles

Parfois, en tant que salarié, il peut être agréable de pouvoir travailler dans un autre environnement. Un environnement plus calme, où vous êtes moins souvent dérangé par les collègues, où vous pouvez travailler de manière plus productive, où vous n’avez pas perdu une heure dans les embouteillages, etc.

De plus en plus d’employeurs perçoivent l’intérêt qu’offre « Une nouvelle façon de travailler ». La nouvelle façon de travailler permet de travailler à partir de n’importe quel endroit. Elle favorise l’équilibre travail-vie privée, et par conséquent aussi la productivité.

Il existe évidemment quelques conditions pour pouvoir offrir des postes de travail flexibles :

  • Les documents doivent être disponibles à tout moment et partout.
  • Les numéros fixes et mobiles doivent être intégrés dans une seule plateforme de communication pour permettre aux collaborateurs de choisir à quel moment ils veulent utiliser un appareil précis et de décider quel numéro ils veulent afficher et sur lequel ils veulent être disponibles aux heures qu’ils choisissent eux-mêmes.
  • Des outils collaboratifs assurent une bonne collaboration à distance entre les collègues. Pensez par exemple au partage d’écrans et à l’organisation de vidéoconférences.
  • Des connexions sures. Lorsque vous travaillez à distance, vous devez pouvoir vous assurer que les données sont traitées en toute sécurité.

Application technique:

Les solutions dans le ‘cloud’ sont la base de la ‘Nouvelle façon de travailler’ ; différentes solutions dans le cloud proposent des outils qui permettent de travailler à distance. Travailler dans le cloud a pour avantage supplémentaire que des sauvegardes sont automatiquement effectuées de vos documents, ce qui évite de perdre des données.

Il existe différentes solutions technologiques pour augmenter la productivité au sein d’une organisation. Mais par quoi faut-il donc commencer ?

Nous vous aiderons volontiers à y voir plus clair. Nous regarderons ensemble comment vous pouvez, étape par étape, augmenter la productivité de votre organisation. Que vous travailliez dans une grande organisation ou dans une PME, avec Nextel, vous avez toujours un pas d’avance !

Vous voulez sensiblement augmenter la productivité de votre organisation?

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