Productiviteit binnen je organisatie verhogen met deze technologische toepassingen

Als eigenaar van een organisatie waarbij je verschillende medewerkers in dienst hebt, heb je er alle baat bij een werkomgeving te creëren waarin je medewerkers optimaal productief kunnen zijn. Want het moet gezegd: dat medewerkers zich 8 uur lang aan één stuk prima kunnen concentreren, is een illusie. Gelukkige kun je er als werkgever wel voor zorgen dat de werkomstandigheden de productiviteit bevorderen.

Dat begint met een aantal kleine aanpassingen:

  • Zorg voor een prettige, gezellige werkplek waar mensen zich thuis voelen.
  • Hanteer een clean desk policy. Rommel leidt af!
  • Zorg voor voldoende water op kantoor.
  • Organiseer gezamenlijke lunches om de betrokkenheid te verhogen.
  • Bied je medewerkers op tijd en stond een korte pauze aan.

Maar de productiviteit op de werkvloer verhogen, stopt natuurlijk niet bij de bovenstaande aanpassingen.

Bied je medewerkers de mogelijkheid om zich even af te sluiten

Op veel kantoren worden tegenwoordig ‘stilteruimtes’ ingericht. Deze ruimtes bieden medewerkers de mogelijkheid zich terug te trekken op momenten dat ze hun volle concentratie nodig hebben. Een valkuil waar werknemers echter vaak in lopen, is dat ze hun smartphone of een andere ‘afleider’ meenemen in dergelijke stilteruimtes, waardoor ze alsnog worden gestoord.

Hoe je dat kunt oplossen?

Technische toepassing:

Bied werknemers de mogelijkheid hun telefonisch verkeer door te laten schakelen naar een collega of automatische voicemailberichten in te stellen.
Op die manier kunnen ze hun gsm met een gerust hart achtergelaten. Voorzie verder een interne tool, die collega’s toelaat om te zien wanneer iemand niet beschikbaar is.

Zorg voor een goede interne communicatie

Een goede interne communicatie is cruciaal voor het verhogen van de productiviteit. Bedenk eens hoeveel tijd er verloren gaat wanneer collega’s continu naar elkaar toe moeten wandelen om iets te vragen, of wanneer ze alleen maar kunnen mailen en bellen.

Ook inzicht hebben in de activiteiten en afspraken van een collega draagt bij aan de productiviteit: want waarom zou je een collega bellen, als je op voorhand al kunt zien dat hij of zij in een meeting is?

Verschillende communicatiemiddelen

Als je als werkgever verschillende communicatiemiddelen aanbiedt, kunnen medewerkers zelf kiezen wat op welk moment het meest productieve alternatief is:

  • Chat: wanneer er vragen zijn, waar dringend een antwoord op nodig is.
  • E-mail: voor vragen die niet dringend zijn.
  • Telefonie: voor dringende vragen die meer uitleg vragen.
  • Video: om tijd te besparen bij meetings. Want als je die verplaatsing niet hoeft te doen, kan je je tijd ergens anders aan besteden.

Technische toepassing:

Interne communicatietools zorgen dat medewerkers vlot met elkaar kunnen communiceren. Een van de bekendste toepassingen is Microsoft Skype for Business. Zulke toepassingen kunnen ook op maat van jouw bedrijf geconfigureerd worden.

Biedt flexibele werkplekken aan

Soms is het als werknemer prettig in een andere omgeving te kunnen werken. Een omgeving waar meer rust heerst, waar je minder gestoord wordt door collega’s, waar je productiever kunt werken, waar je niet eerst een uur voor in de file moet staan, enzovoort.

Meer en meer werkgevers zien het belang van ‘Het Nieuwe Werken’ in. Het Nieuwe Werken maakt plaatsonafhankelijk werken mogelijk. Het bevordert de work-life balance en daarmee ook de productiviteit.

Er zijn natuurlijk wel wat voorwaarden om flexibele werkplekken aan te kunnen bieden:

  • Documenten moeten altijd en overal beschikbaar zijn.
  • Vaste en mobiele nummers moeten op één communicatieplatform geïntegreerd worden, zodat medewerkers zelf kunnen kiezen wanneer ze welk toestel gebruiken en welk nummer ze uitsturen en bereikbaar op willen zijn gedurende uren die ze zelf kiezen.
  • Collaborations tools zorgen voor een vlotte samenwerking tussen collega’s op afstand. Denk bijvoorbeeld aan het delen van schermen en het houden van video meetings.
  • Veilige verbindingen. Als je vanop afstand werkt, moet je erop kunnen vertrouwen dat data beveiligd verwerkt wordt.

Technische toepassing:

Cloudoplossingen zijn de basis voor ‘Het Nieuwe Werken’; verschillende cloudoplossingen bieden tools om werken op afstand mogelijk te maken. Werken in de cloud biedt als extra voordeel dat er automatisch back-ups gemaakt worden van je documenten, zodat gegevens nooit verloren gaan.

Er bestaan verschillende technologische oplossingen om de productiviteit binnen een organisatie te verhogen. Waar moet je in hemelsnaam beginnen?

Wij helpen je graag om door de bomen het bos te zien. Samen bekijken we hoe we stap voor stap de productiviteit van je organisatie omhoog kunnen krijgen. Of je nu bij een grote organisatie werkt of een KMO, met Nextel blijf je altijd One Step Ahead!

Wil je de productiviteit van je organisatie aanzienlijk verbeteren?

Ook interessant:
Contacteer ons

Wenst u meer info ? Heeft u een vraag of opmerking?

Typ je zoekwoord en druk op Enter om te zoeken!